Een op de vijf foto’s wordt met een digitale camera van Canon gemaakt. Maar ook de videocamera’s, printers, faxen en kopieerapparaten vinden gretig aftrek. Met meer dan honderdduizend medewerkers wereldwijd is het Japanse bedrijf bovendien een grootmacht als het gaat om zakenreizen.

Canon heeft in Europa twee hoofdkantoren: één in Londen, waar de strategische beslissingen worden genomen, en één in Amstelveen, waar de operationele afdelingen zijn gevestigd. Daaronder valt ook de inkoop en het managen van het zakelijk reizen, wat voor de regio Europa, Midden-Oosten en Afrika (EMEA) wordt gedaan door Dirk van der Hilst, European manager Travel & Car Fleet, samen met zijn collega Anneke van Veen. Van der Hilst heeft geen achtergrond in reizen, vertelt hij. “Ik was douanebeambte en ben in 1986 begonnen bij Canon aan de logistieke kant. Na achttien jaar in allerlei functies werkzaam te zijn geweest, heb ik de stoute schoenen aangetrokken en ben ik overgestapt naar Procurement, waar ik in 2005 bij Travel & Car Fleet terechtkwam.” Van der Hilst noemt zijn kennismaking met de zakenreisbranche vijf jaar geleden een positieve cultuurshock. “Het was wennen, want travel is een heel ander vakgebied dan logistiek. Aan de ene kant is het een klein wereldje, maar tegelijkertijd is het een zeer diverse sector en zijn er grote verschillen in de benaderingen en inzichten van de leveranciers.”

Van der Hilst is zowel betrokken bij de inkoop van zakenreizen als bij het opstellen, monitoren en onderhouden van het reisbeleid van Canon en het rapporteren daarover. “We hebben een heel duidelijk beleid: binnen Europa vlieg je economy class met de aangewezen leveranciers tegen het laagste beschikbare tarief. Buiten Europa mag er business class worden gevlogen, mits daarvoor toestemming is verkregen. Voor hotels geldt net als voor airlines, dat de reiziger moet kiezen uit de preferred suppliers. Bij de luchtvaartboekingen is die regel geen probleem, maar bij de hotels is dat een ander verhaal. We willen de naleving ten aanzien van de hotelkeuze dan ook aanscherpen.” Het reisbeleid wordt binnenkort uitgebreid met de regel, dat de medewerker zijn of haar reis zo vroeg mogelijk moet boeken. “Wanneer de zakenreis uiterlijk zeven dagen van tevoren wordt gereserveerd, zou dat een kostenbesparing van 5 tot 10 procent op kunnen leveren, afhankelijk van de bestemming. Die bewustwording bij de medewerkers moeten we de komende tijd tot stand zien te brengen.” Waar veel bedrijven nu mee bezig zijn, is hoe zij om moeten gaan met alle betaalde ‘extra’s’, zoals koffertoeslagen, betere maaltijden en stoelen met meer beenruimte, die de luchtvaartmaatschappijen in toenemende mate loskoppelen van de ticketprijs. De grote vraag is natuurlijk: wat sta je als bedrijf toe in het reisbeleid? Van der Hilst is er heel duidelijk in: niets. “Wanneer de reiziger voor zijn eigen gemak bijvoorbeeld een stoel in de Economy Comfort-zone van KLM wil boeken, dan mag dat, maar wel op eigen kosten. Alleen als de medewerker een medische verklaring kan overleggen waarin staat dat hij meer beenruimte nodig heeft, nemen wij de kosten voor onze rekening.”

Communicatie is het belangrijkste middel om medewerkers te overtuigen van het nut van de reisregels, want Van der Hilst heeft geen mandaat. De eindverantwoordelijkheid voor de naleving van het reisbeleid ligt bij de leidinggevende van de reiziger. “Ik kan mensen erop aanspreken als ze afwijken van de regels en dit rapporteren aan hun manager. Het is vervolgens aan hem of haar wat er verder mee gebeurt.” Wanneer een reiziger buiten het reisbeleid probeert te boeken, brengt Canon’s travel management company, American Express, Van der Hilst daarvan op de hoogte. Dit gebeurt echter niet zo vaak, dankzij het autorisatieproces. “We hebben een speciale tool waarin de reiziger zijn reisverzoek invoert. Vervolgens geeft de manager toestemming en wordt er een uniek nummer aangemaakt. Met dat nummer kan de reisboeker als het een eenvoudig retourtje betreft in de online booking tool de reis boeken, of anders offline via de telefoon of e-mail bij American Express. Offline boeken is alleen toegestaan als het ingewikkelde reisschema’s betreft. American Express verwijst iedereen die belt voor een simpele boeking naar de online booking tool. Zo hebben we een gemiddelde adoptieratio van 60 procent bereikt in Europa. Sommige landen, waar het gebruik van internet volledig ingeburgerd is, doen 70 tot 80 procent, bij andere zijn de touwtjes minder strak. Die gaan we wel aantrekken. Het is vaak gemakzucht van de reisboeker om de telefoon te pakken en de travel management company te bellen in plaats van de online booking tool te gebruiken. We gaan daarom in die landen duidelijk de verschillen in kosten tussen online en offline boeken communiceren.”

De online booking tool is niet voor iedereen toegankelijk, legt Van der Hilst uit. “Binnen de divisies hebben we getrainde reisboekers. Zij hebben als enige toegang tot de online booking tool. Iedere reiziger meent een specialist te zijn op het gebied van travel. Natuurlijk moeten we luisteren naar hun bevindingen, maar het is niet de bedoeling dat een medewerker drie kwartier besteedt aan een internetboeking, waarna ik vervolgens de met de leveranciers afgesproken volumes niet haal.” Dit betekent overigens niet dat het gebruik van low-cost carriers volledig in de ban is gedaan. Van der Hilst: “Low-cost carriers staan we toe als de besparingen meer dan 20 procent bedragen. Daar ziet de reisagent op toe. Verder moet je honderd procent zeker weten dat je gebruik zult maken van het ticket. Dat is een stok achter de deur voor de reiziger, zodat zij zich realiseren dat goedkoop soms duurkoop is, als de voorwaarden van het ticket inflexibel zijn. Het schema is ook belangrijk: wanneer je een goedkoop ticket hebt geboekt, maar daardoor een hotelovernachting moet maken, dan is het kostenvoordeel natuurlijk weg. Daarvan proberen we de reizigers en reisboekers bewust te maken.”

Het hotelprogramma van Canon bestaat uit twee onderdelen. Ten eerste is dat wat Van der Hilst het hutjes-op-de-hei-segment noemt. “Dat kunnen vergaderingen met kleine groepjes zijn of grotere evenementen. De hiervoor benodigde hotels worden lokaal ingekocht door procurement teams. De wensen voor een vergaderlocatie zijn anders dan die voor een hotel voor een zakenreiziger. De lokale inkopers zitten bovendien dichter op de markt en weten precies aan wat voor eisen het hotel moet voldoen.” Het tweede onderdeel van het hotelprogramma wordt gevormd door de hotels die nodig zijn om medewerkers, die tussen kantoren van Canon reizen, in onder te brengen. Die koopt Van der Hilst centraal in. “Daarbij is het belangrijk om het totale kostenplaatje goed in de gaten te houden. Als vuistregel geldt dat hotelketens met accommodaties in een straal van twintig kilometer rond de Canon-kantoren kandidaat kunnen zijn. Daarbij sluiten we contracten met zoveel mogelijk dezelfde ketens. Eén mondiale keten gebruiken is onmogelijk. In Madrid is NH Hoteles goed vertegenwoordigd, terwijl je in Parijs op Accor aangewezen bent. Enige variatie is goed, dan heeft de reiziger het gevoel een keuze te hebben en kan deze verblijven in het hotel waar hij of zij zich het meest thuis voelt.” Vroeger gold de 3+3+3 formule, zegt Van der Hilst: er werden drie hotels ingekocht in de omgeving van het kantoor, drie in de buurt van de luchthaven en drie in het centrum van de stad. “Dat was in het gouden tijdperk. Vandaag de dag contracteren we een kleiner aantal hotels vanwege de kosten. Er wordt minder gereisd binnen Canon. Wanneer je een goede deal wilt sluiten, moet je volume kunnen inbrengen en dus moet je met minder leveranciers zaken doen. Toen ik begon hadden we in Europa een hotelprogramma met vierhonderd accommodaties, nu zijn dat er negentig.”

De financiële crisis heeft ervoor gezorgd dat de totale reisuitgaven van Canon met 50 procent zijn teruggebracht. Volgens Van der Hilst worden er veel meer dagtrips gemaakt, staan sommige projecten op een lager pitje en gaan er minder mensen mee op een reis. De bulk van de zakenreizen betreft internationale collega’s die elkaar ontmoeten. Dergelijke meetings lenen zich uitstekend voor videoconferenties, zegt Van der Hilst. “Hier in Amstelveen hebben we vijf zalen en de doelstelling van Canon is om in elke vestiging minstens één à twee videoconferentiefaciliteiten beschikbaar te stellen. Met groot succes, want Europees bezien is het aantal zakentrips met 40 procent gedaald. Het zakelijk reizen verdwijnt niet. Klanten zul je altijd fysiek moeten bezoeken en ook contractuele besprekingen kun je beter face to face afhandelen.” Airlines worden niet alleen bedreigd door videoconferenties. Verschillende Nederlandse reisagenten signaleren dat de hogesnelheidstrein als alternatief voor het vliegtuig op korte afstanden, aan populariteit wint. Bij Canon is dat nog niet aan de orde. “We zijn aan het onderzoeken of de hogesnelheidstrein op basis van kosten, reistijd en CO2-uitstoot interessant is. Daarbij kijken we naar bestemmingen als Parijs, Brussel, Amsterdam en Londen. Er zitten plussen en minnen aan, is mijn voorlopige conclusie. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om corporate contracten met de spoorwegen af te sluiten, want die zijn nog niet volumegedreven. Ook kun je treintickets niet via de online booking tool reserveren, al zijn er wel ontwikkelingen in die richting. Wat in het voordeel van de trein kan uitpakken, is dat milieuvriendelijk ondernemen hoog in het vaandel staat bij Canon.”

Het grootste project waar Van der Hilst momenteel mee bezig is, is het bestuderen van de mogelijkheden om een end-to-end reissysteem te introduceren, waarin het declaratiesysteem en de online booking tool zijn gekoppeld. “Hierdoor wordt het mogelijk om meteen wanneer een medewerker een reisaanvraag doet, een indicatie van de kosten te geven. Die wegen natuurlijk mee in het autorisatieproces. Verder wordt de kwaliteit van de data aanzienlijk verbeterd met een dergelijk systeem en dat biedt weer voordeel aan de onderhandelingstafel. Integratie van de twee systemen voorkomt bovendien fouten, doordat er minder handmatige acties nodig zijn. En we kunnen onze uitgaven aan MICE (meetings, incentives, congressen, evenementen) beter in kaart brengen.” Van der Hilst ziet nog wel wat aandachtspunten voordat de end-to-end oplossing kan worden ingevoerd. “Zo betekent autorisatie op basis van de kosten dat de manager snel moet accorderen in verband met het uitgeven van het ticket. Als je te lang wacht, kan de prijs immers alweer gestegen zijn. We zijn nog aan het kijken hoe we dit het beste kunnen aftimmeren. Verder praten we met veel verschillende aanbieders van tools. Mijn indruk van die gesprekken is dat ofschoon de technologie al ver gevorderd is, de markt er nog niet helemaal klaar voor is. Het blijft dus nog even aftasten.”